Автоматизация
архива
организации
При оперировании документами неизбежно появляется такая задача, как их хранение. Наличие потерявших актуальность данных чревато замедлением поиска нужных файлов и их обработки. Архивы обладают развитыми инструментами для экспорта-импорта данных и API, позволяющими взаимодействовать с другими приложениями. Поэтому мы предлагаем оптимизировать процесс работы с архивными данными и воспользоваться нашими решениями.
Наши услуги по управлению бумажными и цифровыми архивами
01
Консалтинг и анализ существующей системы хранения документов
Автоматизация системы по управлению оперативным и долгосрочным цифровым архивом
03
Долгосрочное хранение в едином хранилище, новая система по работе
с бумажными документами
04
Построение стратегии и новой архитектуры по хранению документов
05
Централизация управления
архивной работой
06
Обеспечение юридической
значимости информации
07
Разработка штрих-кодов
для маркировки документов
08
Предоставление работникам единого
интерфейса доступа к документации
09
Оптимизация системы по правилам
архивного делопроизводства
Как будет организован процесс управления оперативным и долгосрочным бумажным и цифровым архивом на платформе Open Text
Документы сканируются и доставляются в центр обработки документов
На каждый том дел и коробку наносится штрих-код, который классифицирует документы, затем система определяет места их физического расположениям в хранилище
Далее штрих-коды документов распознаются системой, документы формируются в учетных системах компании ( 1с упп, SAP ERP), осуществляется поиск документов в учетных системах. Реквизиты распознаются и соотносятся, проверяются типы форм документов, формируемых в учетных системах контрагентов
Для каждого пакета документов создаются регистрационные карточки (РК) в подсистеме хранения. Затем они обогащаются реквизитами из учетных систем
Регистрационные карточки связываются с объектами в учетной системе и подсистеме хранения
Учетных системах к объектам добавляются ссылки на электронные образы документов, которые являются подтверждениями хозяйственных операций.
Поиск документов в электронном архиве осуществляется по всем реквизитам РК
Место физическое хранения бумажных документов возможно определить по реквизитам ш/к томов дел и коробов
Отслеживание перемещения коробов между оперативным и долгосрочным хранениями возможно с помощью трекинга документов
Контролирующим органам можно делать выгрузки электронных образов подтверждающих документов для отчетов.
В режиме on-line можно мониторить ход обработки документов
Все выданные оригиналы и копии документов из архива учитываются в системе
Реализована возможность формирования информационных панелей и сбор статистики по обработке документов
Доступна функция процессного анализа, а именно выявление мест в процессах и механизмах обработки документов
Подсчет и выгрузка
Хотите
узнать
больше?